ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
I. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak NST ALÜMİNYUM SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“NST” veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.
II. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Şirketimiz, kişisel verileri doğrudan çalışanın kendisinden, çalışanın iş tanımları kapsamında gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlerden, e-posta, posta, CCTV sisteminden, faks, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verilerden, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve insan kaynakları süreçlerinin yönetilmesi, şirket içi faaliyetlerin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, size hak ve menfaatler sağlanması, çalışanların performans ve yetkinliklerinin arttırılması amaçları başta olmak üzere aşağıda belirtilen amaçlarla doğru orantılı olarak, Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır:
• Kanunlarda kişisel verilerinizi işlediğimiz sürecin açıkça öngörülmesi (örneğin özlük dosyalarınızın oluşturulması ve saklanması)
• Sizlerle bir sözleşme ilişkisi kurmamız veya bu sözleşmeden kaynaklanan ifa yükümlülüğümüz ile doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sizlere ait kişisel verilerin islenmesinin gerekli olması (örneğin iş sözleşmesi kapsamında size maaş ödemesi yapabilmek amacıyla finansal verilerinizin işlenmesi)
• Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmek için zorunlu olan durumlar (örneğin Kanun uyarınca verilerinizi güncel tutma ödevimiz kapsamında sizlerden iletişim bilgilerinizi yenilemenizi istememiz, yetkilendirilmiş yükümlü statüsü gereğince kanuni yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, bilgi güvenliği yükümlülüklerine uyumu temin etmek ve Kanun’a uyumu sağlamak için işlem kayıtlarının izlenmesi ve incelenmesi)
• Sizlere bir hak tesis etmemiz, bu hakkı kullandırmamız ve korumamız için veri işlemek zorunda oluşumuz (örneğin sizlerin performansını arttırmak amacıyla hazırladığımız ödüllerden sizleri yararlandırmamız)
• Veri sorumlusunun meşru menfaati (örneğin, fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtlarının tutulması, Şirket’in birleşme, bölünme ve devralma gibi süreçlerinde yapılması gereken incelemelerde özlük kayıtları kişisel verilerinizi içerebilecek belgelerin ilgili taraflara/kurumlara sunulması veya performansını arttırmak amacıyla hazırladığımız ödüllerden yararlandırmanız)
• Gerekli olduğu durumlarda sizlerden aldığımız açık rızanız (örneğin özel sağlık sigortası yapılması, verilerinizin bulut bilişim sistemlerinde işlenmesi ve yurtdışına aktarılması, engellilik durumunuzun iş süreçlerin yönetilmesi için sağlık verilerinizin işlenmesi)
III. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri
1. Çalışan/ Eski Çalışan/Emekli
Kimlik Bilgisi Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Numarası
İletişim Bilgisi Adres (ev), E-posta, Telefon / Cep Telefonu
Finansal Bilgi Banka Hesap Bilgileri, Maaş Bilgisi, Borç Bakiyesi, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Sandık Bilgisi
Çalışan Bilgisi İş Başlama / Bitiş Tarihi, Departman, Unvan, Bordro Bilgileri, İzin Durumu, Ücret Bilgileri, Atama Bilgileri
Özlük ve Meslek Bilgisi Sigorta Bilgisi, Öğrenim Durumu, Mezuniyet Bilgisi, Askerlik Durumu, Geçmiş İş Deneyimi, Hobileri, İş Mülakatları ve Değerlendirmeler, İşe Giriş / Çıkış Kayıtları, Performans Değerlendirmeleri, AGİ Bilgileri, Emeklilik Bilgisi, Referanslar, Zimmet Bilgileri
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi Sözleşme, Dava Dosyaları, Vekaletname
Özel Nitelikli Kişisel Veri Engellilik Durumu, Sabıka Kayıtları, Sağlık Raporu
Yan Haklar ve Menfaatler Prim Bilgileri, Yemek Kartı ve Araç Tahsil Bilgileri, Özel Sağlık Sigorta Bilgileri
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri Ad-Soyad, Yakınlık Derecesi, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, Cinsiyet
Diğer Fotoğraf, CCTV, IP Bilgileri, Log Kayıtları, Cihaz Mac Adresi, Seyahat Planı, Boy ve Beden Bilgileri, Araç Kullanım Bilgileri
2. Çalışan Yakını Kimlik Bilgisi Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Pasaport Numarası
İletişim Bilgisi Adres (ev), E-posta, Telefon / Cep Telefonu
Özel Nitelikli Kişisel Veri Sağlık Bilgileri
IV. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenebilecektir:
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması; iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi; iş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi; iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi; çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi; çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi; çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi; ücret politikasının yürütülmesi; performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi; yetenek/kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi; yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemleri; acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi; görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi; organizasyon ve etkinlik yönetimi; eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi; stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi; sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi; yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi; iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi; hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi; iç denetim/soruşturma/istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi; risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi; bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi; veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini; erişim yetkilerinin yürütülmesi; yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi; saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla,
• İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi; fiziksel mekân güvenliğinin temini; denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi; taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini; faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla,
• İşyerine giriş ve çıkışlarının kontrol edilmesi, işyeri kurallarına ilişkin ihlalleri tespit edilmesi ve soruşturulması amaçlarıyla,
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, suçla mücadele edilmesi, hukuka aykırı kullanımı ve amaç dışı kullanımı tespit amacıyla internet trafiğinin incelenmesi ve denetlenmesi amaçlarıyla
• Çalışma performansınıza ilişkin verileriniz ile prim bilgileriniz gibi kişisel verileriniz Şirket politikaları doğrultusunda işe uygunluğun temini, terfilerin yönetilmesi, şeffaflığın ve işbirliğinin sağlanması amaçlarıyla,
• Sağlık verileriniz, yasalarda öngörülen kayıtların tutulması, sizlere ödeme yapılması, yan hakların tanınması, ilgili mevzuat uyarınca düzenlenmesi öngörülen iş görmezlik raporlarının hazırlanması, periyodik sağlık taramalarının yapılması, özel sağlık sigortası ile ferdi kaza sigortası gibi sigortalama işlemlerinin yapılması, hukuken yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi amaçlarıyla,
işlenecektir.
V. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirketimiz, kişisel verilerinizi “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli veri minimizasyonunu sağlayarak ve gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak işlemeye özen göstermektedir. İş faaliyetlerinin yürütülmesi veya denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla üçüncü kişilerle aktarmak durumundayız. Ayrıca, sözleşmesel ve kanuni yükümlülüklerini tam ve gereği gibi yerine getirebilmesi için kişisel verilerinizin doğru ve güncel olması çok önemlidir. Bunun için de muhtelif iş ortaklarıyla ve hizmet sağlayıcılarla çalışmak durumundayız.
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; hissedarlarımızla, iş ortaklarımızla, tedarikçilerimizle, iştiraklerimiz ve bağlı ortaklıklarımızla, bayilerimizle, topluluk şirketleriyle; işe uygunluk için gerekli testleri, sınavları ve kontrolleri yapmak amacıyla ilgili müşterilerimiz, iş ortaklarımız, danışmanlarımız ve hizmet sağlayıcılarımızla, insan kaynakları ve istihdam alanında teknik danışmanlık aldığımız taraflarla, bilişim altyapımızı sağlayan, işleten veya hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, hizmetlerin kalite kontrol, şikayet yönetimi ve risk analizi alanında hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, özel entegratör, bağımsız denetim, gümrük, mali müşavir/muhasebe hizmeti sunan iş ortaklarımızla, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında avukatlar, denetçiler, adli bilişim uzmanları, siber güvenlik danışmanları, vergi danışmanları ile danışmanlık ve hizmet aldığımız diğer üçüncü kişilere, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi sair resmi kurumlara, kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan diğer kamu kurum veya kuruluşlarıyla işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek, yurt içinde veya yurt dışında işlenebilecektir. Ayrıca;
• Çalışana maaş ödemelerinin yapılması amacıyla finansal bilgilerin bankalarla
• Otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla hizmet sağlayıcılarla
• Kiralık araç verilmesi durumunda araç kiralama şirketleriyle
• Telefon hattı verilmesi durumunda GSM operatörleriyle
• Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla
• İş seyahatlerinin planlanması ve icrası kapsamında ulaşım ve konaklama işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için iletişim verilerinin yurtiçinde ve yurtdışında bulunan seyahat acenteleriyle ve otellerle
• Fiziki ve elektronik çalışan verilerinin saklanması amacıyla altyapı sağlayıcılarıyla
• Şirket yerleşkelerinin güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtları gibi verilerin güvenlik şirketleriyle
• Eğitim ve performans değerlendirilmesi yapılabilmesi kapsamında kişisel verilerin hizmet sağlayıcılarıyla
• Personelin taşınması amacıyla hizmet sunan personel taşıma şirketleriyle
• Çalışana yemek kartı, kıyafet gibi yan hakların sağlanması amacıyla kimlik ve iletişim verilerinin hizmet sağlayıcıyla
• Gerektiği durumlarda teslimat yapılabilmesi amacıyla kargo firmalarıyla
• Yerinde teknik destek, kurulum ve benzeri danışmanlık hizmetleri kapsamında gerekli iletişimin ve koordinasyonun sağlanması amacıyla hizmet sunulan müşteriyle
• Ses kayıtlarının çağrı merkezi hizmeti sunan iş ortakları ve hizmet sağlayıcılarıyla
• Bilgi güvenliğinin temini, hukuki ve teknik yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla bu alanda hizmet veren iş ortakları, adli bilişim uzmanları ve danışmanlarla
• Çalışan hakkında referans talep eden taraflarla
• Mesleki yeterliliğin ispatı amacıyla saha ziyareti yapılacak müşteriyle
• İş görmezlik raporlarının hazırlanması, periyodik sağlık taramalarının yapılması, özel sağlık sigortası ile ferdi kaza sigortası gibi sigortalama işlemlerinin yapılması amaçlarıyla özel sigorta şirketleri ve bu alandaki ilgili hizmet sağlayıcılarla
• Teknokent, serbest bölge, organize sanayi bölgesi, alışveriş merkezi gibi alanlarda faaliyet göstermenin gerektirdiği zorunlu kurallar çerçevesinde kimlik bilgilerinin ve iletişim bilgilerinin ilgili özel alanların yönetimiyle
• YSS yükümlülüğü kapsamında gümrük işlemleri için Ticaret Bakanlığı ve ilgili kuruluşlarla
• Personel işe giriş ve çıkış bilgilerinin yasal zorunluluklar nedeniyle karakol ve SGK, İŞKUR ile paylaşılması; SGK ve Sağlık Bakanlığı denetimi sırasında çalışan kişisel verilerinin SGK
ile paylaşılması; gerekli durumlarda Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı ile paylaşılması; kanundan kaynaklanan zorunlu vergi beyannamelerinin yapılması amacıyla kişisel verilerin vergi dairesi ile paylaşılması söz konusudur.
VI. İlgili Kişinin Hakları
Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında başvurularınızı yazılı olarak şirket merkezimize bizzat başvurarak veya kimliğinizi tevsik edici belgeler ile iletebilirsiniz.